我們經常談到,體系審核不是日常安全、質量、設備或工藝等專項檢查,不能只停留在發現一些“點”的問題層面上。事實上目前絕大多數審核發現,不論是以不符合報告,還是以問題清單的形式提出,大都是“點”的問題。專項檢查主要針對“點”的問題進行整改,而管理體系審核一定要在“點”的問題上進一步識別“線”和“面”上存在的問題,也就是管理上存在的問題,以便從根本上消除或最低限度降低問題重復發生。
管理體系審核,在發現“點”的問題后,一是要順向跟蹤,評價問題所導致的風險大小,從而決定需進一步采取的措施。二是要逆向追溯,以便識別問題產生的原因,從管理“線”上提出解決問題的有效措施,也就是“管理歸零”(如圖所示)。這就像一位大夫在接待一名患者后,一要判定病癥對病人健康或生命的影響程度(風險評價),二要找出病因,以便對癥下藥(管理歸零)。
一、審核跟蹤與風險評價
1.質量風險評價
在質量管理體系審核中,對產品質量、服務質量存在較大影響的業務過程,如在產品設計、工藝、采購、生產、檢驗、設備、儲運以及交付等活動過程中存在的問題,一定要進行審核跟蹤,評價其對產品質量、服務質量的影響程度,確保質量風險受控。
案例1:
問題:在化驗室發現編號為***的試劑過期。
審核跟蹤:該試劑是否被使用過?
風險評價:如果該試劑沒有被使用過,則不存在產品質量風險。如果被使用過,則要進一步追查使用該試劑檢驗過的產品質量是否受到影響?是否已發貨?是否已投用等,從而決定進一步應采取的措施。
2.HSE風險評價
在HSE管理體系審核中,對于可能導致風險和影響失控的人的不安全行為、物的不安全狀態等問題,一定要進行審核跟蹤,評價其HSE風險和影響,確保風險受控。
案例2:
問題:發現新員工張某某三級安全教育培訓記錄的時間、內容不滿足國家安監總局第3號令《生產經營單位安全培訓規定》的要求。
審核跟蹤:新員工張某某是否理解和掌握了新員工三級安全教育的內容要求?
風險評價:如果張某某對新員工三級安全教育的內容要求不能熟練掌握,則其上崗操作HSE風險較大,應建議立即停崗。如果張某某理解和掌握了新員工三級安全教育的內容要求,則其上崗操作HSE風險受控,企業僅需要在今后關注培訓記錄的完整性即可。
二、審核追溯與管理歸零
針對審核發現的問題進行原因分析,以便采取必要的糾正和糾正措施,這是體系審核的老生常談。但在我們幾年來有效性審核的實踐中發現,一是讓企業責任部門進行問題分析,往往不到位,從而導致整改措施不到位,問題無法徹底整改。二是審核員如果不做審核追溯,也無法識別管理上存在的“線”或“面”的問題,使得體系審核無異于日常檢查,沒有實現體系審核的增值。
對于管理追溯,不同人員不同理解,有人提出“管理要追三步”的說法,但實際追溯下來,問題原因往往最終歸結為“員工不重視”,并不一定是問題真正的原因,或者說問題如果都追溯到“員工不重視”,也并不能夠真正有效地解決問題。
中是公司推行“PDCA-OPPT”審核追溯思路和方法,在有效性審核實踐中取得了良好的效果。“PDCA-OPPT”審核追溯思路如表所示。
同樣針對上述案例,在順向跟蹤和風險評價后,逆向追溯和管理歸零思路如下:
案例1:
問題:在化驗室發現編號為***的試劑過期。
PDCA分析:該問題屬于監督檢查類(C)問題。
OPPT分析:
O——試劑管理職責是否明確?
P1——試劑管理流程和要求是否明確?
P2——試劑管理人員是否清楚試劑管理流程和要求?
T——試劑管理工具(如儲存柜、表單等)是否具備?
案例2:
問題:發現新員工張某某三級安全教育培訓記錄的時間、內容不滿足國家安監總局第3號令《生產經營單位安全培訓規定》的要求。
PDCA分析:該問題屬于執行類(D)問題。
OPPT分析:
O——新員工三級安全教育職責是否明確?
P1——新員工三級安全教育管理流程和要求是否明確?
P2——管理人員是否清楚新員工三級安全教育流程和要求?
T——新員工三級安全教育工具(如課程、表單等)是否具備?
在進行“PDCA-OPPT”審核追溯和分析后,針對問題產生的原因策劃和落實整改措施。
上述審核跟蹤與審核追溯只是管理體系審核工具、方法之一,并不是固化的要求,不同企業根據自身風險特性策劃不同的方法。審核員應理解管理體系審核與日常檢查的不同要求,建立有效性審核思想,從機械地應用工具逐步轉變為主動的、自然的審核思路和方法,這才是關鍵所在。
版權所有 ? 北京中是管理顧問有限公司
地址:北京市朝陽區廣順北大街博泰國際商業廣場B座908
郵編:100102 京ICP備19022341號

關注公眾號