按照PDCA管理模式,體系有效性建設的首要任務應該是策劃。而文件作為體系的載體,文件體系的策劃又是體系策劃的首要任務。多數審核員、咨詢老師恰恰疏忽了文件體系有效性策劃,或者是一直固守著傳統的體系結構模式,即手冊、程序文件、制度、作業文件和記錄等。
ISO9001:2015《質量管理體系 要求》引言中提出:實施本標準并非需求:
——統一不同質量管理體系的架構;
——形成與本標準條款結構相一致的文件;
——在組織內使用本標準的特定術語。
這就給我們按照企業實際量身打造體系頂層設計,策劃簡約、有效的文件體系結構提供了理論依據。
一、文件體系與制度體系
新版標準提出“體系要求融入組織的業務”,這是讓體系回歸到企業實際業務管理,解決長期以來體系建設“兩張皮”的重要手段。中是公司主要服務于中國石油、中國石化、國家能源、中國煙草等國有大中型企業。國企各項業務管理的主要手段是規章制度,所以制度建設是貫徹落實新版標準的重點工作。
長期以來,國企一直致力于制度建設,業已形成制度管理業務的成熟模式。如果不把制度體系納入文件體系,勢必會導致體系成為空中樓閣,不接地氣,也就難以實現體系的有效性。
二、規章制度與程序文件
過去,包括現在,還有一些審核員、咨詢師對于等同翻譯的管理體系標準機械理解其字面意思??吹?ldquo;程序文件”,便要企業編制一系列程序文件。其實,倘若認真學一下ISO9000《質量管理體系 基礎和術語》,程序就是規定活動的途徑。理解了程序的定義,我們就會得知,企業制度也是規定了各項業務活動的流程和要求,就是一種程序文件。規章制度和程序文件,其實是一個文件的兩種表述。因此,企業完全沒有必要重復編制程序文件,應該讓程序文件回歸到它本來的位置。一是如果程序文件僅是給出了某項業務相關制度的查詢途徑,這實際是實現了手冊的功能,這類程序文件應該合并到手冊中去;二是如果程序文件描述的是具體業務管理內容,那其實就是制度,應該把它轉換為制度。由此,消除文件體系結構中“程序文件”這一層級,手冊直接引用制度,使得文件體系得以“瘦身”,并消除了制度與程序文件“兩張皮”現象。
三、文件體系與企業標準體系
管理體系建設是企業管理標準化建設內容之一。體系文件是企業標準的組成部分,因此,文件體系應納入企業標準體系管理范圍。
管理體系建設的主要目標是實現技術達標,如質量管理體系建設的目的之一是產品滿足產品標準,服務滿足服務規范,進而延伸至設備管理要符合設備標準,工藝管理要實現工藝標準等。因此技術標準也是體系文件的組成部分。文件體系包括管理標準、技術標準,同樣還包括工作標準。
因此,文件體系是企業標準體系的組成部分,而與管理體系相關的管理標準、技術標準和工作標準,又是文件體系的組成部分。在開展管理體系審核、咨詢工作時,首先應考慮文件體系的有效性策劃。
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