一、有效開展管理評審的必要性
管理評審是管理體系PDCA循環中的重要一環,也是發揮領導作用的重要抓手。無論是第三方認證機構,還是中石油、中石化、中化、中國化工、國家能源等中央企業都將管理評審作為對企業管理體系審核的一項重要內容。由于不同審核員、檢查員對管理評審說法不一,加之企業理解也存在一定偏差,最后往往把管理評審搞成應付檢查的匯報材料:大談業績,然后輕描淡寫地一些類似于“人員意識不到位”等之類的不足,最后再找領導簽個字。如此一來,管理評審不但沒有發揮作用,反倒搞成了形式運動,沖淡了體系的嚴肅性,效果適得其反。
二、全面理解管理評審的含義
那么,如何才能有效開展管理評審呢? 我們先來看一下ISO 45001:2018《職業健康安全管理體系要求及使用指南》對管理評審的要求:“最高管理者應按策劃的時間間隔對組織的職業健康安全管理體系進行評審,以確保其持續的適宜性、充分性和有效性。”從以上標準條款內容中,我們可以發現,管理評審:
1.主導者:最高管理者(可以是一個人,也可以是一組人,取決于企業的規模和集權程度)。
2.時間周期:策劃的時間間隔(通常不超過一年)
3.評審的對象:管理體系
4.評審的目的:確保體系持續適宜性、充分性和有效性
5.評審的輸入:主要包括內外部環境變化、方針和目標完成情況、績效及趨勢、資源充分性、改進機會等
6.評審的輸出:體系運行效果、改進機會、資源需求等。
三、管理評審實施中常見的問題
接下來,我們通過幾個問題加深對管理評審的理解:
1.管理評審是不是只能通過會議形式開展?
評審是一種活動,會議只是常見的評審方式之一,還包括文件會簽等其他方式??紤]到企業的文化習慣,尤其是國企業,通常需要通過開會方式進行管理評審。
2.管理評審是單獨開,還是和其他會議合并開?
單獨開還是合并開,取決于企業的環境和文化。如果企業初次建立體系,為了彰顯重視度,保障會議效果,可以單獨開。如果企業體系運行比較成熟,也可以和其他會議一塊召開。管理評審可以結合安委會、年度工作會、務虛會等合并召開,以減少開會頻次,提升會議質量。大家想一想,以年度工作報告為例,其結構是:上年度工作成績回顧、面臨的形勢、本年度工作目標和重點工作,基本涵蓋的管理評審的輸入、輸出。但需要指出的是:不能為了合并而合并,更不因為合并召開“偷工減料”,弱化了對相關數據的分析統計和研判;一定要突出會議效果。
3.一年只能召開一次管理評審會議?
ISO 45001:2018《職業健康安全管理體系要求及使用指南》(GB/ T 45001-2020)附錄 A 本標準的使用指南A9.3:“9.3a)至g)所列出的議題不必在一次管理評審中都得到處理;組織應確定何時和如何處理管理評審議題”。換言之,企業可以多次開展管理評審。其實,企業的月度例會、專題會等都是管理評審的一種方式。那是不是意味著:企業沒必要考慮召開管理評審會議了?考慮到企業文化習慣,通常每年有個階段性的、正式的總結報告,這樣更利用工作的推進。所以,建議企業每年有一到兩次正式的評審會議。
4.開完會是不是意味管理評審工作的結束?
管理評審包括后續改進措施的跟蹤落實。所以管理評審會議結束后,通常需要列明具體的改進項目,明確到責任部門和完成限制。甚至有些單位將管理評審改進措施納入工作督辦,將體系與業務工作融合,取得了良好效果。
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