文件有效性審核包括文件體系頂層設計（文件體系結構）適宜性和文件質量。而文件質量又包括文件符合性（合規性）、有效性（不僅僅是可操作性）。

二、文件體系頂層結構設計審核

（一）文件體系頂層結構

文件審核不能一葉障目，不見森林。不能只審核文件本身的質量，而忽視了文件體系頂層結構設計。如果文件體系沒有與企業實際文件結構有機對接，可能會從根本上導致體系建設“兩張皮”。

1.制度體系與文件體系

基于新版標準規定“體系要求融入組織的業務過程”，而我國的企業，尤其是國企，制度是業務管理的主要手段。因此，制度也是體系文件，制度體系是文件體系的重要組成部分。

2.企業標準體系與文件體系

根據GB/T 15496-2017《企業標準體系 要求》“各類管理體系文件是企業標準體系的一部分。對于各管理體系的通用要求，可采用整合、兼容和拓展的方式，將相應的標準修訂后納入標準體系；對于各管理體系的特定要求，可直接將原管理體系的文件納入企業標準體系。”

企業標準體系包括產品實現標準體系、基礎保障標準體系、崗位標準體系。這些標準有效支持管理體系“落地”。

典型的管理體系文件結構如下圖所示。

經驗分享:新版標準并未要求企業編制《手冊》，但基于企業習慣，《手冊》是建立體系的標志，同時也給出查詢文件的途徑，所以一般情況下，我們建議企業編制《手冊》。

程序是指進行某項活動或過程所規定的途徑（ISO9000）。我國企業習慣于用制度來規定業務管理的流程和要求。所以程序文件和規章制度是一個文件的兩種表現形式。國際上統稱為程序文件，我國習慣稱之為規章制度。

（二）審核關注重點

文件體系頂層結構設計審核重點關注:

1. 是否與企業標準體系相結合，包括管理標準、技術標準、工作標準？

2. 是否與制度體系相結合？

三、文件質量審核

以下以制度審核為例，明確制度有效性審核的要點和方法。

（一）制度策劃審核

制度策劃應滿足合規性和有效性要求。合規性是指制度滿足國家、行業相關法律法規及上級要求；有效性是指制度符合企業實際情況，職責明確、流程清晰，操作性強。有效性更高的要求是流程優化。

制度的常見的結構、內容、問題及審核思路見附件。

（二）制度實施效果審核

1. 制度實施審核思路

（1）首先要對制度進行拆解：按職責劃分，分別編制主管部門、協助部門、執行部門、基層單位檢查表，并做好具體抽樣計劃。

經驗分享：一定要按統一的抽樣計劃分別在主管部門、協助部門、執行部門、基層單位進行查證，這樣才能發現部門與部門之間、部門與基層單位之間是否存“流程壁壘”，接口環節是否順暢。“流程壁壘”、接口往往是企業管理的薄弱環節。

（2）對主管部門、協助部門、執行部門、基層單位分別取證后，再按制度流程將這些分散的證據進行“剪輯”，對照制度規定評價企業制度執行力。

2. 制度效果審核思路

制度的有效性最終應該落實在是否實現預期的結果。因此審核不能止步于“制度實施”，要在對“制度實施”審核后評價制度實施效果，也就是制度的有效性，即評價這個制度的貫徹落實是否能夠確保實現相應業務管理目標，即“目的”，或是否能夠確保該項業務QHSE風險受控。