審核遇到假記錄是件常事，并不足為奇，關鍵是我們該如何面對？

有的審核員很在意自己的臉面，認為提供假記錄，這是在欺騙審核員，是對審核員的侮辱，要么現場惱怒，要么在末次會上點名道姓，口誅筆伐，更有甚者會告到領導那兒。其實，這種方式最不可??！

審核遇到假記錄，我們不妨先冷靜分析一下員工做假記錄的原因。畢竟誰也不會無緣無故放著真的不做而非得故意作假。

員工不得不作假記錄的原因，無非一是知道該做記錄，但平日里工作忙，忘了記；二是不知道該做記錄，迎審前自查發現，臨時抱佛腳彌補一下。

對于知道該做而不做的，不妨進一步再分析一下，這個記錄到底有沒有必要做？這對體系“有效性”來講很重要！

記錄record：闡明所取得的結果或所提供完成活動的證據的文件（GB/T19000-2016，3.8.10）。

判斷記錄有無必要，需從三個方面考慮：

一、是否需要用這個記錄來證明活動或結果？不是所有的過程或結果都需要記錄，比如司機行車不需要記錄。有人說GPS不就是行車記錄嗎？GPS是監視行車速度和路線，不是全部的行車活動。包括車載行車記儀的也沒有記錄全部的行車活動。當然，行車是否需要全過程記錄，還要基于風險考慮，比如高鐵、飛機那就需要。

二、是否可以通過其他證據來證明活動或結果？如果有其他證據能夠證明這個活動或結果，那么這個記錄則不需要。比如廚師炒菜有沒有偷工減料？飯菜質量如何？不需要炒菜過程記錄（沒有必要在廚師炒菜時再安排一人監督并記錄），也不需要炒菜結果記錄，可以通過顧客認可來證明。顧客對這道菜沒有抱怨，經常點這道菜，就證明炒菜過程和結果都沒問題。

三、是否有追溯要求。“記錄可用于正式的追溯活動”，這是記錄的一個特點。那么是否有必要保留這個記錄，我們要分析這個記錄的活動或過程有沒有必要去追溯？或者是否可以通過其他方法去追溯？還是那個廚師炒菜的例子，如果沒有炒菜記錄，那么如果顧客吃壞了肚子如何追溯？有食品留樣記錄可追溯食品，有值班記錄可追溯人員，有采購記錄可追溯食材，所以還是沒有必要設計廚師炒菜記錄。

這里，員工不愛做記錄還有一個原因，就是記錄設計問題。記錄設計是個技術活，要考慮既能起到證據的作用，還要方便記。比如有的記錄設計成十幾條或幾十條讓員工確認打“√”，這樣的記錄很容易讓人感覺到無聊，久而久之要么不記，要么等到審核前突擊記。我認為凡是事后可以突擊補的記錄，十有八九都是沒有必要的記錄，或是設計不適宜的記錄。

目前，體系存在的主要問題是由于記錄繁雜而影響了工作效率和效果，體系的改進方向主要是減負提效。精簡記錄表單是減負提效的主要手段。

因此，審核遇到假記錄未必是壞事，或許由此展開，是你有效性審核的開始。