十年磨一劍,2021年5月7日,中國石化《質量管理體系有效性評價》“大企標”通過評審,即將正式發布。但我當下的心情卻遠沒有想象的那么激動萬千,那么感慨萬分。 伴隨著中國石化開展質量管理體系有效性研究業已十年,
大企標”的發布,無疑是體系有效性研究的重大階段性成果。但是環顧四下,無論是企業,還是第三方認證審核,還有我們自身,體系有效性績效何在?體系有效性審核績效何在?一旦面對現實,我總是“感到萬分沮喪,甚至開始懷疑人生”。我是不是有些好高騖遠?急于求成?
那么就讓我們面對現實,沉下心來,先一步一步解決幾個關鍵問題吧。
一、制度納入體系文件,促進體系融入業務
企業建立質量管理體系的主要目的是具有“穩定”提供合格產品和服務的能力,HSE管理體系的主要目的是“風險受控”。為達此目的,基于過程方法,企業要具有“穩定”的業務過程(風險)管控能力。基于PDCA,“穩定”的業務過程(風險)管控又需要“穩定”的策劃輸出。
制度是業務過程(風險)管控策劃的主要輸出。中是公司的客戶大都是國有大中型企業,國企都已建立了較為完善的制度體系,真正實現“以制度管業務”, 因此,制度是體系文件的重要組成。體系建設的首要任務不是直接編制體系文件,而是體系頂層設計和體系文件結構設計?,F在,一些企業換版后的體系文件結構依然停留在二十年前的水平,仍然是手冊、程序文件、管理制度等“老生常談”。我們要指導企業結合制度體系進行體系文件結構設計,將制度與體系文件有機對接,將“程序文件”回歸到制度,這是消除“兩張皮”“雙軌制”的首要手段,也是落實“管業務必須管HSE”的必經之路。
二、轉變“工作留痕”意識,探索“結果驗證”方法
早在2018年,人民日報就提出“凡事要求‘工作留痕’也是形式主義”,但目前,企業過度“工作留痕”現象不但沒見消減,反倒愈演愈烈。過度“工作留痕”加大了基層負擔重,降低了工作效率,分散了抓業務、控風險的精力。企業“執行力不夠”,風險管控不夠,由于過度“工作留痕”而導致工作精力分散是主要原因之一。這里有企業的責任,“基層的形式主義源于上級的官僚主義”,也有上級過度要求的責任,更有咨詢和審核機構的責任。在國企信息化、大數據的背景下,“表單化”管理業已成為落后的管理方法,但多數審核人員仍然停留在“沒有記錄就沒有發生”這個水平上。請問你們離開了文件記錄還會審核嗎?某審核員在審核基層站隊時,開具的問題 “未提供某承包商HSE合同,也未提供承包商資質證書復印件”。試問作為基層單位,是不是要把直線部門該保存的記錄都要拷貝一份?這樣的問題會給基層單位造成什么樣的誤導?可想而知,在這樣的誤導下,未來幾年后基層單位會保留多少無效的記錄?
“有效性”審核,其中一個重點,也是難點,就是要探索總結有效性審核的方法和技巧,總結“結果驗證”的“規定動作”,這需要一個過程。一些審核員、尤其是富有經驗的企業檢查人員,都有各自的“絕活”。我們要組織匯總、總結和共享,使之成為“組織的知識”。目前這種重文件記錄,輕結果的審核方法,既不滿足“有效性”審核的要求,也不符合新版標準的要求。
三、問題跟蹤追溯,提高整改效果
我一直在宣講“體系審核發現的問題不能提留在‘點’上”“在問題數質量的基礎上分析“線”和“面”的問題”“要實現真正意義的體系審核,而不是質量檢查、安全檢查”。令人遺憾的是改變不明顯。某審核組在某企業開了兩個涉及產品質量采標問題,“查某采購合同,產品質量標準為***,該標準已作廢”“查產品銷售合同,某產品質量標準為***,該標準已作廢”。采購、銷售都出現了產品采標問題,作為一個職業審核員,應該有足夠的敏感性——這家企業在標準管理方面一定存在薄弱環節!這是你審核增值的機會,但該審核員既沒有跟蹤采標問題對產品質量是否造成影響,也沒追溯企業標準管理方面存在的問題。由于多數審核發現的問題只停留在“點”上,所以企業整改也就只是“糾正”而已,今后此類問題一定還會重復發生。此外,一些審核員只以“問題沒有重復發生”作為驗證“糾正措施有效”的依據,也同樣無法保證“低老壞”問題的有效整改。
四、以業務評價風險管控,以要素評價體系
基于GB/T19011“審核”的定義和審核效率、效果考量,中是公司提出“有效性”審核技術路線為:
1.按部門取證
針對部門所轄業務,先查“一崗雙責”建立和履職,再按過程方法和PDCA和風險思維,進行人員訪談(領導談意識、直線談管控、基層談落實)、查閱資料,查證業務制度建立健全。最后通過基層現場檢查、測試和結果驗證等方式,確認各業務風險管控結果。
2.按業務(線)評價
圍繞企業主營業務,對審核發現的問題按PDCA-OPPT追溯管理原因和技術原因,并統計分析和評價各項業務過程管理的薄弱環節,促進落實直線責任,提高業務風險管控能力。
3.按要素(面)評價
要素是各業務管理的共性集成,因此要在按業務(線)評價的基礎上,按體系要素進行統計分析,評價體系有效程度,指出存在的薄弱要素,并提請企業領導站在體系的高度予以改進。
回顧體系有效性探索實踐,還是應該看到成就,看到道路正確、前路光明。隨著國企對體系愈加重視,體系有效性建設必將會達到新的高度,也勢必會對咨詢、審核機構提出更高的要求。中是秉承“登高望遠”文化理念,要繼續完善有效性審核理論,探索總結有效性審核方法和工具,持續保持與國企體系建設穩定的合作關系。
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